4　タスクカードの書き方 〜カードを使った超アナログタスク管理〜

43Tabs

43Tabsは、5×3情報カードにタスクを書き込み、Docに差し込んで実行日を設定していきます。そこで、タスクの書き込まれたカードをタスクカードと呼ぶことにします。この章では、タスクカードをどのように書き込んでいくか、基本的な情報の書き込み方について解説していきます。

4.1　タスクカードの規格化

カードには、基本的には自由になんでもかんでも書き込んでいいと思うのですが、ある程度の「型」を設けておかないと扱いにくくなることは目に見えています。

あるタスクカードには、右下にタスク名が書かれていて、またあるタスクカードは左上にタスク名が書かれている。こんな状況では、パラパラと見返したとき、いろんなところに視線を動かしてやる必要が出てきて、パッとみて把握しにくくなってしまいます。

どのカードにも、統一の型を与え、規格化しておくことで、パッとみた際にタスクを把握しやすくしておきます。

・左上にチェックボックス付きで、タスク名を

カードにはタスク名を書き込みます。これを書かなければ、なんのこっちゃわかりません。

タスク名は、左上と決めておきましょう。そして、タスク名の先頭には、チェックボックスをつけておきます。このタスクが完了した際、「終わったぞー！！」という気持ちで、力いっぱいチェックボックスにチェックを入れるためです。完了したかどうかを明示するためにも、チェックボックスは必須です。

また、そのタスク名を書いた下に一本の下線をひき、タスク名を認識しやすくしておくこともおすすめします。

タスク名の右横には、そのタスクが発生した日付を書いておくこともお勧めします。一年分の完了タスクを一年に一度、年度末あたりに見返し、次の年も実行すべきタスクを拾う際に、タスクの発生日が書かれていると、計画が立てやすいからです。


FlickrIMG_3808 by choiyaki

つまり、左上にチェックボックス付きでタスク名を、右上にタスクの発生日時を書き込んでおく、というわけです。これは、タスクに限らず、「発見」をメモするときにも同じように書いていきます。「発見」については、チェックボックスは記入せず、下のスペースに思いついたことをメモします。

書き方をそろえておくことで、素早く書くことができ、なおかつ見返しやすいように、規格を統一するためです。

・右下に、タスクの完了日時を

カードの右下には、そのタスクを実行し、完了させた日時を書き込みます。


FlickrIMG_3809 by choiyaki

完了したときは、チェックボックスにチェックを入れ、右下に日時を書き込む。こうして、一枚のタスクカードはその役割を終え、Docから取り除かれる、というわけです。完了後のカードは、廃棄することなく、Docの最後列に差し込んでおき、完了済みを保管しておくのがいいでしょう。一週間に一度、後述する週次レビューの際に、一週間分の完了タスクを見返すことで、「気になること」の収集に役立てるためです。また、先にもかきましたが、完了タスクカードの束を見返すことで、次の一年間にも同じようなタスクを設定する際に役立つからです。

・中央には、作業メモを

左上にタスク名、右上に発生日、右下に完了日を書く。これだけでは、カードの中央部分はまるっきり何も書かれていません。このスペースを、「メモ欄」として活用します。この部分には、基本的には何を書いてもいい。自分が、そのカードのタスクに関して必要であると思うことをメモして残しておきます。

ぼくの場合は、よくこのスペースを「作業メモ」を書く用途に使っています。タスクを実行すると、次はこうした方が良いんじゃないか、とか、どこまでいったかメモっておこう、というときがあります。中央のスペースにそれを記述しておくことで、そのタスクに対する「作業メモ」を残し、完了タスクを見返した際に役立てています。

これはあくまでのぼくの使い方。ここのスペースは、とにかく自由に使うといいでしょう。

・記号を使う

カードに書き込む際には、いくつかの記号を使用しています。

実行前にメモっておいたことに対しては、そのメモの先頭に「◎」をつけて書き込み、実行後の作業メモには、「☆」をつけています。これによって、実行前のメモなのか、後のメモなのかを区別できるようにしています。


FlickrIMG_3810 by choiyaki

他には、プロジェクトに属するタスクについては、プロジェクト番号を、「P11」という形で、タスク名の先頭に書き込んでおきます。後述しますが、プロジェクトに関しては、別のノートによって全体を把握していきます。プロジェクトノートとタスクカードを紐付けるために、プロジェクト番号をふっておくわけです。


FlickrIMG_3811 by choiyaki

以上は、あくまでもぼくの例。他にもカードに付加させたい情報があれば、記号などを用いて、簡略化しつつ、カードに書き記しておけばいいでしょう。紙への手書きだからこその柔軟性を存分に発揮し、自分にあったタスクカードの書き方ってのを確立していただければと思います。