2 タスク管理＝メモ管理〜カードを使った超アナログタスク管理〜

タスク管理アプリが数多く存在するなかで、ぼくが手書きの43Tabsシステムによって、タスクである「次に取る行動」を管理しているのには、理由があります。”タスク管理”とは、タスク名の書かれている「メモ」の管理に他ならないからです。

2.1　記憶でなく、記録に任せる

脳みそにとどめておく「記憶」と、紙などにしたためておく“記録”。みなさんは、どちらの方が信用できるでしょうか。

ぼくは、自分の「記憶」をイマイチ信用できません。すぐに忘れるのはもちろんのこと、たまに改ざんをすることもある、ということを知っているからです。後から思い出すべき・思い出したい情報を、「記憶」に任せるのはいささか心もとない。基本的に、「メモ」しておき、「記憶」にとどめるのではなく、“記録”としてしたためておきます。したためた”記録”から、必要な情報をサッと引っ張ってきて見返すことで、「記憶」の肩代わりをしてもらうわけです。

となれば、「メモー”記録”ーをいかに管理するのか？」という問題は、とても重要な意味合いを持ちます。「記憶」する代わりに”記録”を残しているわけで、「”記録”としてしたため、それを自由に出し入れする」ことができれば、すなわち「記憶力」の向上につながるのですから。

“記録“とは、多くの場合が「メモ」です。メモを上手に管理することができるようになれば、忘れず、改ざんされない「記憶」を手に入れることができる。「”記録”としてしたため、それを自由に出し入れする」ために、”記録”である「メモ」の整理・保管方法、「メモー”記録”ーをいかに管理するのか？」は、慎重に考え、答えを出していくべき問題なのです。

すべてを”記録”に任せることは、もちろん現実的ではありません。「脳みその中に「記憶」しておく」という行為の大部分は、”記録”には担うことができないでしょう。でも、忘れるべきではない、改ざんされたくない、また必ず思い出す必要がある情報については、書きとめて、”記録”ーメモーとして残し、整理し、思い出したいときに見返すことができるようにしておくことが望ましい。

特に、人からの依頼や仕事上で発生したタスクは、忘れるわけにはいきません。いつ忘れるかわからない「記憶」に預けておくには、荷が重すぎます。

忘れてはいけない存在である、タスクを管理することこそ、”記録”ーメモーに担ってもらうべき部分と言えます。

2.2　タスク管理は、メモ管理

タスクはメモの一部です。

というわけで、ポケットにはメモ帳が必要になってきます。すぐに取り出せて、パッとメモることができるように。

そんななか、ぼくは「43Tabsシステム」に出会いました。「43Folders ならぬ　43Tabs」という記事をWeb上で見つけ、「これだ！」と思ったのです。

5×3情報カードで運用する、43Tabs。5×3情報カードをメモ帳のかわりに持ち歩くようにし、そこにメモしておくことで、「メモ」という用途に加え、メモしたカードを43Tabsに組み込めばタスクとしても扱うことができる。とにかくメモをし、あとからタスクとして扱うことも、メモとして扱うこともできる。

「タスクを管理する」ということは、タスク名の書かれた「メモ」に、期日を設定し、そのメモを見返して実行する、ということ。「タスク名の書かれたメモを管理する」ということに他なりません。こうとらえると、やることを思いついたからタスク管理アプリを立ち上げて書き込み、メモっておきたいことは情報カードやメモパッドに書き込んでおく、という方が、なんだか不自然です。だって、どちらもやっていることは、「思いついたことをメモする」ってことなのですから。

タスク管理は、あくまでもメモ管理なわけです。「思いついたことは5×3情報カードにメモする」と、自分のなかで決め、後で、書いたものに対して、タスクとして扱うのか、メモとして扱うのか設定する方が自然です。

タスクでも着想でも、細かな「メモ」はとりあえずすべて5×3情報カードに書いていき、あとからメモ一つ一つに対し、「これはいったい何なのか？」を問うて、整理していく。「とにかくメモって、あとからしかるべきところへ」というスタンスです。

2.3　43Tabsはメモ管理のタスク部門

「メモー記録ーをいかに管理するのか？」は、かなり難しい問ですが、この問いに対する、一つの答えが43Tabsシステムです。

メモを一つ一つ見返し、「これはいったい何なのか？」を問い、そのメモの役割を明らかにし、やるべきことなのであれば43Tabsに組み込んでいく。

43Tabsは「メモ整理」の一部分に位置しており、メモの中の「タスク名の書かれたメモの整理・運用システム」が43Tabsの受け持つ部分、ということになります。

1 43Tabsとは？〜カードを使った超アナログタスク管理〜

43Tabsとは、5×3情報カードで「次に取る行動」を管理する、タスク管理システムです。「野ざらし亭」さんの、「43Folders ならぬ　43Tabs: blog：野ざらし亭」というエントリにて、誕生したシステムです。。5×3情報カードを使っていることからわかるように、システムは超アナログ。基本的には、PCやスマートフォンを使用せず、5×3情報カードとノートを使って「次に取る行動」のすべてを管理していくことになります。

1.1　必要な道具

必要なものは、

• 5×3情報カード
• Tab
• Doc

に加え、自分が使っていて心地よいようなペン。一つ一つ見ていきましょう。

・5×3情報カード

43Tabsでは、5×3情報カードにタスクを書き、実行すべき日に割り振っていくことで、タスクをもれなく管理していきます。となると、5×3情報カードが大量に必要になってきます。はじめに、500枚ほど購入しておくことをお勧めします。

情報カードは、コレクトやライフなどから販売されています。が、ガッツガツ使うには、少し値が張るかな、と思い、ぼくはダイソーの情報カードを利用しています。


写真 2014-06-20 5 41 48 by choiyaki

・Tab

Tabを43個必要とするので、43Tabs。このTabで、「次に取る行動」を書いたカードたちを仕切ります。

Tabも、「見出しカード」や「仕切り見出し」などの名称で、コレクトとライフから販売されています。が、こちらもぼくは100均のカードとインデックスで自作し、使っています。


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Tabは、「1月」〜「12月」と書いたものと、「1日」〜「31日」を書いたものを作成します。これで合計43個のTabの出来上がり。「43Tabs」43は、月の数12＋日の数31を足したもの。この43個のTabを使って、各「次に取る行動」に、実行日を割り当てていくわけです。

・Doc

Docは、「次に取る行動」を書いたカードたちと、43個のTabたちを入れておく「箱」です。これまたコレクトからカードBOXなるものが販売されていますが、5×3情報カードのサイズにちょうどいいものならなんでもいいです。ぼくが使用しているのは、iPhoneの空箱。


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サイズがほんとにちょうど良く、底と蓋で、一気に2つのBOXを手に入れることができます。重宝しています。

「5×3情報カード」「Tab」「Doc」が揃えば、43Tabsシステムを構築できる準備が整いました。

1.2　GTD

43Tabsは、タスクを管理するシステムなのですが、タスクのことを、ぼくは「次に取る行動」という表現をしています。これは、Getting Things Done（以下GTD）という、気になることのすべてを管理する理論に習ってのこと。GTDの、「次に取る行動」の管理システムとして、43Tabsを位置付けているからです。

■GTDとは？

GTDとは、頭の中にあるすべての「気になること」をかき集め、それらをしかるべきところに整理する手法です。気になることの一つ一つに、「これは何か？」と問い、いつかやりたいことであれば「いつかやりたいことリスト」に分類、スケジュールであればカレンダーに登録、望むべき結果がいくつもの行動によってもたらされるならば「プロジェクト」として位置付け、「次に取る行動」を明らかにしていきます。「気になること」のすべてを、しかるべきところに整理していく手法が、GTDなわけです。


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詳しくは、GTDの指南書、「ストレスフリーの整理術」を読んでいただければと思います。

ぼくは、「43Tabs」にて、GTDにおける、「次に取る行動」に対し、その実行日を定め、管理していくことにしています。この「次に取る行動」を、一つ一つのタスクと捉えれば、GTDと組み合わせる、組み合わせないに限らず、43Tabsシステムを構築・運用していくことができます。

では、実際に「43Tabsシステム」についてみていってみましょう。

1.3　43個のTabたちによるタスク管理

「1月」「2月」…「12月」という月の書かれた12個のTabと、「1日」「2日」…「31日」という日付の書かれた31個のTabからなります。これらのTabを重ねて並べたものに、タスクの書かれたカードを差し込んでいくことで、タスクに実行日を設定します。

まずは、月のTabと日付Tabを順番に並べておきます。一番手前が、今日の日付Tab、その後ろに明日の日付Tabが続き、「31日」の日付Tabまで並べ終わったら、今月の月のTabを挟み、「1日」の日付Tabから順番に、残りの日付Tabを並べていきます。例えば、今日の日付が「6月24日」であれば、一番手前が「24日」の日付Tab、そこから順番に、「31日」の日付Tabまで並び、「6月」と書かれた月のTabがその後ろにきます。「1日」「2日」…「23日」と日付Tabが並び、「7月」の月のTabがその次に。それ以降は、「8月」「9月」「10月」「11月」「12月」「1月」「2月」「3月」「4月」「5月」と月のTabを順番に並べておけば、Tabたちは整列完了です。


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今日以降の日付Tabたち、今月の月のTab、前日までの日付Tabたち、来月以降の月のTabたち、という順番に並べればいいというわけです。

■タスクに実行日を定める

そこに、タスクを割り振り、日付を設定していきます。実行日の日付Tabの手前に、タスクの書かれたカードを差し込みます。気になることをすべて収集し、しかるべきところに整理し、一つ一つが、とても明確になった「次に取る行動」が書かれたタスクカードのすべてを、Tabの合間合間に差し込んでいき、実行日を授けていきます。

これによって日付を設定できるのは、直近一ヶ月分のタスクとなります。それ以降のタスクについては、実行したい月のTabの前に差し込んでおき、実行月がきたら、日付を設定します。

こうして、日付Tabと月のTabの間に、数々のタスクカードが差し込まれることで、43Tabsのシステムは回り始めます。

例えば、今日の日付が「6月24日」だったとしましょう。このとき、43個のTabと、タスクの書かれたカードを収納しているDocの中身は、一番手前に、6月24日に実行すると決めたタスクカードがいくつか並び、「24日」と書かれたTabがその後ろにあります。「24日」Tabの後ろには、6月25日に実行すると決めたタスクカードが並び、その後ろに「25日」と書かれたTabが、、、というように、タスクカード・日付Tab、タスクカード・日付Tabと、交互にタスクカードの束とTabが並んでいる状況が、普段の43Tabsの姿となります。とまぁ文章で説明を長々と加えましたが、図をみれば一発で把握できることと思います。


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一日を過ごしていると、タスクはまた増えていきます。増えたタスクをカードに書いておき、随時43Tabsに加えていきます。完了したタスクカードについては、どこか別のところに保管しておくのがいいか、と思います。実行したかどうかを忘れてしまうこともあるので、確認をできるようにしておくためにも。

1.4　単純な、43Tabsシステム

43Tabsは、43個のTabと、それを収納しておくDoc、たくさんの5×3情報カードがあれば、だれにでもできるタスク管理のシステムです。管理するのは、実行日。とても単純だと言えます。単純であるがゆえに、そこからどう発展させていくかがおもしろい。

かっちり決められたシステムではなく、単純だからこそそこからの発展にも柔軟性がある。それが、43Tabsのいいところではないか、と思います。

加えて、手書きで、アナログで管理できるシステムである、というところも見逃せません。

5×3情報カードに書き込む内容は、なんでもいいわけです。自分が書きたいとおもったこと、書いておくと実行する際に役立ちそうだと思うことを書いておけばいい。試しながら何を書くべきか、模索していけばいい。これが、タスク管理アプリだとそうはいきません。タスクに付加できる情報というのは、どうしても限られてしまいます。

もちろん、情報カードに付加できる情報というのも限られてはいますが、工夫次第でけっこうなんとでもなるもの。その工夫を考えるのもおもしろい。

単純で、アナログ。だからこその柔軟性。そこを最大限活かしていくことで、43Tabsシステムを楽しみながら構築していくことができます。

【連載スタート】 カードを使った超アナログタスク管理〜メモシステムにおける43Tabsとその運用〜

はじめに

「43Tabs」という、タスクを管理していく手法をご存じでしょうか。5×3情報カードを用いて、日々の「やること」に実行日を設定していくもので、超アナログな手法です。

タスク管理のためのツールは、ほんとうにたくさんあります。PCや、スマートフォンにもタスク管理アプリは数え切れないほどあります。機能も豊富で、適切なタイミングで「やるべきこと」を思い出させてくれる、優れたアプリも数多く存在します。そんな中、なぜ超アナログな手法である、カードによる「やること」管理をしているのか。いくつかの欠かすことのできない要素があるのですが、カードを使う理由について考えていると、メモシステムを全体を、一度とらえなおす必要が出てくることに気づきました。43Tabsという手法を通して、メモをどのように管理していくのか、というところまでを含めて、全体のシステムについて触れていきたいと思います。

人それぞれ、自分に合った、自分が好む管理の方法というのは違ってくると思います。おそらく、ぼくはアナログな方法を好むタイプで、カードを使うのが好きである、ということも、43Tabsで日々やることを把握している理由の一つなのですが、そういった、アナログが、手書きが好きな方、また、メモをどう管理するか、日頃考えることがある方にとって、少しは興味を引く内容になっていればさいわいです。

はっきり言って、カードを使っての「やること管理」は、全然スマートな手法ではありません。多少なりとも、手間もかかります。それでもぼくが興味を引いてやまない、「やること管理」の柱を担っているこのシステムについて、少しはその楽しい部分を、伝えることができれば、と思います。

ePub&PDFファイル公開 ー『Evernote × 情報カード知的生産』ー

前回の更新にて、全33回の連載を終え、「Evernote × 情報カード知的生産」も無事完結いたしました。
最後に、連載のすべてをまとめたePubファイルと、PDFファイルを公開します。
Evernote×情報カード知的生産.pdf
Evernote×情報カード知的生産.epub
まとめて読んでいただければ、と思います。感想などあれば、どうぞよろしくお願いします。Twitterで@choiyaki宛にでももらえれば、すんごくうれしいです。
では、ありがとうございましたー。

おわりに ー『Evernote × 情報カード知的生産』おわりにー

おわりに

今回書かせていただいたことは、あくまでもぼくの、現在進行形の実験報告のようなものです。知的生産に関する情報の整理と活用を、「知的生産の技術」をベースに、今使える道具を組み合わせて構築中の、知的生産の方法の具体例となります。実験中なので、今後、本書に書いた方法は変化していくでしょうし、他の人の方法を参考にしつつ、さらにブラッシュアップされていくものと思います。

ぼくには、現状、今回書いた方法がしっくりきています。でも、人それぞれ置かれている状況は違うはず。本書は、あくまでもぼくの、知的生産に関して、「自分はこんな風にやってるよ」の例示です。この例示から、なにかしら参考になることを抽出していただければな、と思います。まずは、試してみて、自分にあった形を模索し、独自の方法を開発していく。自分専用の方法を確立する手助けになれば、とても嬉しいです。そして、ぜひともその自分独自の方法を、どこかで公開していただければ、と思います。知的生産の方法に絶対解はなく、一人ひとりの最適解が、他の人の解を作り出す手助けになると思うので。

5-9 Evernoteに保管し、整理する ー『Evernote×情報カード知的生産』第5章 整理するー

Evernoteに保管し、整理する

Evernoteの整理方法はとても単純です。一か所に集め、必要であればタグをつけ、ノートブックに分類する。これだけ。整理する時間を、毎日5分でいいので確保し、検索しやすい状態を保ちます。毎日おこなう整理だからこそ、シンプルで手間のないかたちにしておきます。手間がかかるようであれば、とても毎日続けることなんてできませんから。

Evernoteに情報を放り込むときは、一度、1つのノートブックにすべての情報を放り込みます。Evernoteへの入り口を一箇所にしておくわけです。いわゆるInBoxです。InBoxに集まった情報たちを、一日に一回、必要であればタグをつけ、各ノートブックに割り振り、整理していきます。

自分発なのか、他者発なのか、記録なのか、でノートブック（あるいはノートブックスタック）を分ける。これがノートブックによる分類の基準。

自分や他者の”考え”、”意見”は、後々「今考えていることに関する資料を集めたい」ときに役立つので、「何に関することか」わかるようなタグをつけておく。「あのノートが見たい」となる「資料」、何かの使い方やチェックリスト、方法論が書かれているものについては、特にタグをつけることなく、「自分資料」なのか「他者資料」なのか区別し、別々のノートブックに保管しておく。

タグをつける・つけないの基準は、そのノートが”考え”・”意見”を書いてあるものなのか否か、です。

「あのノートが見たい」となるものと、「今考えていることに関連しそうなノートを集めたい」となるもので、整理の方法、フローを分けておくことで、そのどちらの検索にも対応できる状態を保つことができます。

自分のニーズにあった、ノートを探しやすい状態を保つことができる、手間を省いた最低限の整理。これこそ、一番自分にとって、ふさわしい整理と言えるのではないか、と思います。

5-7 「あのノートが見たい」検索 ー『Evernote×情報カード知的生産』第5章 整理するー

「あのノートが見たい」検索

「あのノートが見たい」ときは、できればお目当てのノートが一発で表示されてほしい。なので、整理の段階で、検索の際にパッと一発で表示できるように、分類をしたり、タグをつけたりするわけです。でも、注意したいのは、整理にこだわり過ぎてしまい、分類するノートブックが多くなりすぎたり、一発で表示されて欲しいがために、めんどうな整理方法にならないようにすること。

「あのノートが見たい」という気持ちで検索をするのは、何かについて考え、アウトプットをしているときではなく、チェックリストなどの手順が載っているものを見たいときや、覚え書きメモを見返したいときに多い。何かに対して”考える”ときに使うノートではなく、”思い出したい”ときに使うノートであることが多い。「思考」するために使うノートではなく、「記憶」の代わりをしてもらっているノートが多い。

「あのノートが見たい」と探すノートは、自分の代わりにEvernoteに記憶してもらっているもの。この手のノートの整理では、「シンプルで、手間のかからない」よう、必要以上にノートブックは増やさず、タグも基本的にはつけないようにしています。InBoxにあるノートたちを、一日に一回各ノートブックに移動しておしまい。ノートブックも3つほどしかなくて、「どれにしよう？」と悩まないで済むようにします。

「それだと、検索したときに一発で出てこないのではないの？」と思うかもしれませんが、ぼくは、それでいいと割り切っています。検索によって、30〜50ほどまでしぼれればいいかな、と。

整理に手間をかけ、検索の際に極力少ない数しかヒットしないようにするか、整理はシンプル簡単で、検索の際にある程度しぼるくらいでいいと割り切るか。整理と検索の、自分の中での落とし所を探りながら、ノートブックの構成を考えるのがいいのではないでしょうか。

チェックリストなど、頻繁に見返すことのあるノートについては、いちいち30〜50にしぼって、そこから選び出して、という手間を、毎回かけるのは嫌なので、「保存された検索」や、ノートリンクを利用して、一発で表示できるようにしています。それ以外については、InBoxから移動させるのみ。それ以外はなにもしません。

ただし、これは、「あのノートが見たい」となるものたちについてのみに、当てはまるお話。「今考えていることに関連しそうなノートがほしい」という検索のときに用いるノートは、ノートブックを移動させるだけにとどまりません。